OGÓLNE WARUNKI REALIZACJI PROJEKTÓW BADAWCZYCH SW Research sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie z dnia 1 marca 2021 roku (obowiązuje od dnia 1 marca 2021 roku)

§1 Postanowienia ogólne

1. Niniejsze Ogólne Warunki Realizacji Projektów Badawczych SW Research sp. z o.o. określają szczegółowe warunki umów o realizację projektów badawczych zawieranych przez SW Research sp. z o.o. z osobami fizycznymi i osobami prawnymi. Regulamin stosuje się do wszelkich umów o realizację projektów badawczych, chyba że z treści Dokumentu Umowy lub Zlecenia wykonania badań wynika co innego.
2. Następujące słowa, pojęcia lub wyrażenia, występujące w niniejszych Ogólnych Warunkach Realizacji Projektów Badawczych o ile pisane wielką literą będą miały następujące znaczenie:
OWR – Ogólne Warunki Realizacji Projektów Badawczych SW Research sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie z dnia 1 marca 2021 roku;
SW Research – SW Research sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Jarosława Dąbrowskiego 64a, 02-561 Warszawa, REGON: 146364186, NIP: 7010357799, zarejestrowaną przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000448547 o kapitale zakładowym 135 000,00 zł.
Projekt – projekt badawczy dotyczący badania opinii publicznej lub badania rynku przygotowany przez SW Research,
Umowa – stosunek umowny wiążący strony przewidujący realizację Projektu przez SW Research,
Dokument Umowy – Umowa w formie pisemnej zawarta pomiędzy SW Research a Klientem.
Zamówienie - Zlecenie wykonania Projektu na podstawie Umowy i OWR.
Oferta – przygotowane i przekazane klientowi w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej szczegółowe warunki wykonania sprecyzowanego przez Klienta Projektu,
Strony – strony Umowy,
Klient – osoba fizyczna lub prawna zawierająca Umowę na realizację Projektu z SW Research,
Panel – baza użytkowników, którzy mają prawo do uczestnictwa w badaniach udostępnionych przez SW Research, na zasadach opisanych w Regulaminie Panelu (https://swpanel.pl/regulamin)
Badania – badania rynku i opinii publicznej, w szczególności mające na celu ustalenie preferencji respondentów dotyczących celu przeprowadzanego projektu, polegające na wypełnianiu ankiet przez uczestników Panelu
Cena – ustalone przez Strony wynagrodzenie za wykonanie Projektu na podstawie Umowy i Zlecenia,
System Autorski – system informatyczny SW Research wykorzystywany przy wykonywaniu Badań, w szczególności ankieteo.pl i jego wersje rozwojowe.
Panelista – osoba będąca członkiem Panelu uczestniczącego w Badaniu,
Badania Konsorcjalne – Badania rynku lub opinii publicznej realizowane wspólnie przez SW Research oraz firmę współpracującą z SW Research
Ankieta Zakodowana – ankieta sporządzona przez SW Research lub Klienta za pośrednictwem kreatora ankiet Ankieteo lub innego systemu ankietowego.
3. Regulamin stanowi integralną część Umowy. W przypadku rozbieżności pomiędzy Regulaminem, a treścią Umowy lub Zlecenia, zastosowanie mają postanowienia Umowy lub Zlecenia, przy czym pierwszeństwo przed postanowieniami Zlecenia mają postanowienia zawarte w Umowie.
4. Podstawą do wykonania Umowy jest Zlecenie lub stosowna Umowna uzgodniona przez Strony.

§2 Zawarcie Umowy, zmiany zakresu zlecenia

1. Umowa zostaje zawarta na podstawie zaakceptowanego przez SW Research Zamówienia lub Dokumentu Umowy zaakceptowanego przez Strony, co do celu Projektu, sposobu wykonania Badania, Ceny, oraz innych istotnych postanowień Umowy (w szczególności poprzez akceptację pisemnej Oferty złożonej przez SW Research).
2. Wszystkie Oferty przedstawione Klientom przez SW Research przed zawarciem Umowy są ważne przez 3 miesiące od daty ich przedstawienia Klientowi.
3. Jeżeli z powodów za które odpowiedzialności nie ponosi SW Research Projekt ulegnie wydłużeniu lub jego wykonanie będzie wiązało się z poniesieniem dodatkowych wydatków, Klient zostanie obciążony wszelkimi dodatkowymi kosztami na podstawie stosownej faktury VAT lub innego dokumentu księgowego. SW Research poinformuje Klienta o konieczności poniesienia wszelkich dodatkowych kosztów niezwłocznie po ustaleniu konieczności ich poniesienia. Brak odpowiedzi w terminie 3 dni od chwili otrzymania zawiadomienia o dodatkowych kosztach oznacza ich akceptację przez Klienta. W razie braku akceptacji dodatkowych kosztów przez Klienta, SW Research ma prawo odstąpić od Umowy zachowując prawo do wynagrodzenia w zakresie zrealizowanej części Umowy.
4. W przypadku gdy Oferta została przygotowana w oparciu o brakujące lub niekompletne informacje od Klienta, SW Research zastrzega sobie prawo do renegocjacji Oferty lub odstąpienia od realizacji Umowy, w szczególności w zakresie ceny lub czasu wykonania Projektu, jeśli braki będą miały wpływ na sposób jego wykonania. O istniejących brakach przekazanych informacji, SW Research niezwłocznie poinformuje Klienta. W razie skorzystania z prawa do odstąpienia od Umowy SW Research zachowuje prawo do wynagrodzenia w zakresie zrealizowanej części Umowy.
5. Minimalna wartość zamówienia wynosi 500 PLN netto. Kwota ta nie dotyczy: zamówień w ramach omnibusa Omniwach48, abonamentów Ankieteo i tłumaczeń (raportów, tabel, skryptów, kwestionariuszy)
6. Jeżeli do prawidłowego wystawienia faktury wymagany jest dodatkowy opis (w szczególności nr PO), Klient zobowiązany jest przekazać tę informację przed podpisaniem Umowy lub Zamówienia lub startem Projektu.

§3 Odwołanie projektu

1. W przypadku gdy po rozpoczęciu Projektu Klient odwoła Zamówienie, lub zmieni zaakceptowane wcześniej uzgodnienia związane z Projektem, Klient zapłaci tytułem kary umownej kwotę w wysokości 10% wartości uzgodnionej przy zawarciu Umowy Ceny, oraz zostanie obciążony rzeczywistymi kosztami wykonania Umowy poniesionymi przez SW Research do dnia poinformowania o odwołaniu lub zmianie projektu.

§4 Realizacja projektu

1. SW Research gwarantuje prawidłowe działanie skryptów wszystkich Ankiet Kodowanych przez pracowników SW Research.
2. SW Research nie ponosi odpowiedzialności za straty jakie poniesie Klient w wyniku błędnego zakodowania ankiet przez Klienta. W przypadku rażących błędów w Ankiecie Zakodowanej przez Klienta, SW Research zastrzega sobie prawo do odmowy wykorzystania takiej ankiety do realizacji projektu na Panelu SW Research.
3. Projekty realizowane z wykorzystaniem Systemu Autorskiego SW Research obejmują funkcjonalność systemu Ankieteo, opisaną na stronie www.ankieteo.pl. W przypadku braku funkcjonalności Systemu Autorskiego wymaganej do przeprowadzenia Projektu, SW Research zastrzega sobie prawo do wydłużenia czasu realizacji o czas potrzebny na przygotowanie wymaganej funkcjonalności i/lub renegocjację Ceny i/lub zmianę funkcjonalności na inną, zaimplementowaną do systemu Ankieteo.
4. SW Research gwarantuje prawidłowe działanie skryptów ankiet na urządzeniach wyposażonych w przeglądarki internetowe wydane po 2020 roku.
5. O ile nie jest to wyraźnie napisane w treści zamówienia, Klient jest zobowiązany dostarczyć SW Research wszystkie wymagane materiały multimedialne przygotowane w następujący sposób:
a. wszystkie zdjęcia umieszczane w listach odpowiedzi powinny być kwadratem o wymiarach od 100px/100px do 600px/600px. Dodatkowe tło, na którym znajduje się obiekt powinno być jednolitego koloru (najlepiej białego),
b. zdjęcia powinny być dobrej jakości bez zniekształceń, rozciągnięcia w pionie lub poziomie,
c. rozmiar pliku video nie powinien przekraczać 5 MB (dla jednego pliku). Pliki video powinny być przesłane w formacie: avi lub mpeg.
d. w przypadkach uzasadnionych płynnością działania systemu SW Research może zmniejszyć rozmiar pliku lub ich jakość o czym poinformuje Klienta.
e. Wszelkie dodatkowe zmiany w plikach graficznych np. zaciemnianie, zamazywanie logotypów, ujednolicanie wymiarów, są wykonywane przez SW Research za dodatkową opłatą.
f. W przypadku przesłania linku do pobrania filmu z portalu „YouTube” (lub innego portalu internetowego) należy sprawdzić czy nagranie będzie spełniało wszystkie powyższe przesłanki (pkt: a-e powyżej).

§5 Realizacja Projektu w systemach informatycznych udostępnianych przez Klienta

1. W przypadku gdy strony uzgodnią (w Umowie lub Zamówieniu), że realizacja Projektu nastąpi w oparciu o system informatyczny udostępniany przez Klienta, system ten, (na który mają trafić Paneliści należący do Panelu SW Research), powinien spełniać poniższe warunki:
a. dostępność systemu przez minimum 99% czasu trwania Projektu,
b. poprawna obsługa urządzeń z przeglądarkami wydanymi po 2020 roku,
c. szybkość ładowania poszczególnych elementów ankiety poniżej 5 sekund w standardowych warunkach (poza materiałami multimedialnymi),
d. brak błędów w skrypcie uniemożliwiających wypełnienie ankiety przez Panelistów,
e. brak pytań o email, imię, nazwisko lub innych pytań służących do uzyskania danych osobowych Panelistów,
f. Przekierowanie respondentów z powrotem na system ankietowy SW Research po wypełnieniu ankiety (tzw. backlink).
g. brak elementów zachęcających Panelistów SW Research do rejestracji w jakimkolwiek serwisie internetowym Klienta, w szczególności w innym panelu internetowym.
2. W przypadku jakichkolwiek zmian w skrypcie ankiety po udostępnieniu jej respondentom uczestniczącym w Badaniu, Klient jest zobowiązany do poinformowania SW Research o tych zmianach. SW Research przysługuje prawo do renegocjacji Ceny badania lub przerwania realizacji Projektu i odstąpienia od Umowy w przypadku stwierdzenia znaczących zmian w skrypcie ankiety po udostępnieniu jej respondentom uczestniczącym w Badaniu.
3. SW Research przysługuje prawo do dokonania sprawdzenia sytemu informatycznego udostępnionego przez Klienta (również kilkakrotnego) pod kątem spełniania wymogów określonych w §5 ust. 1 lit. a-g Regulaminu powyżej oraz zmian w systemie informatycznym Klienta po udostępnieniu go respondentom uczestniczącym w Badaniu. Kontrola o której mowa w zdaniu powyższym może odbywać się zarówno przed jak i w trakcie lub w momencie zakończenia Badania za pośrednictwem systemu.
4. SW Research może odmówić realizacji Projektu i odstąpić od Umowy w przypadku rażących błędów w skrypcie ankiety przygotowanym przez Klienta np. brak możliwości ukończenia ankiety, rażące błędy ortograficzne, składniowe, pytania obraźliwe.
5. Klient jest zobowiązany do bieżącego (co najmniej raz na 24h wliczając dni wolne od pracy) informowania SW Research o zapełnieniu kwot i zmianach grup docelowych oraz występujących przerwach w działaniu ankiety lub innych problemach technicznych, przy wykonywaniu Projektu za pośrednictwem systemu informatycznego udostępnionego przez Klienta.
6. Przed startem projektu, Klient jest zobowiązany do przekazania informacji o celu badania oraz dostarczyć kwestionariusz w formie pliku tekstowego lub print screenów z ankiety online

§6 Realizacja Projektu we współpracy z innymi panelami / dostawcami

1. W przypadku realizacji projektu na innym panelu niż panel należący do SW Research, dostawca panelu zobowiązany jest do przestrzegania wymogów PKJPA zawartych na stronie: http://ofbor.pl/public/File/Program_PKJPA_Standardy_po_WZ_26_02_2010.pdf
2. Wyżej wymienione zapewnienie dostawca jest zobowiązany przekazać w postaci oświadczenia w formie pisemnej lub zostanie zawarte jako aneks w umowie
3. Dostawca zobowiązuje się do zapewnienia swoim respondentom gratyfikacji za udział w badaniu.
4. W przypadku gdy proces realizacji badania przebiega na systemie Ankieteo, firma współpracująca musi przekazać swoim respondentom informację o tym przekierowaniu
5. W celu zapewnienie unikalności wypełnień, SW Research wymaga od swoich dostawców przekazywania unikalnego parametru użytkownika (np. unikalny ID, numer porządkowy panelisty) po każdym zrealizowanym projekcie.

§7 Prawa autorskie, poufność

1. SW Research posiada pełnię praw (w szczególności przysługują mu wszelkie prawa autorskie) do Ofert realizacji Projektu, przekazywanych Klientom. SW Research nie zezwala na wykorzystywanie komercyjne lub przekazywanie podmiotom trzecim Ofert adresowanych bezpośrednio do Klienta.
2. Wszystkie dane, kwestionariusz, powiązane z tym analizy i raporty pozostają własnością Klienta. Wyjątek stanowią Badania Konsorcjalne oraz Projekty, do których SW Research posiada prawa patentowe.
3. Metody analityczne, know-how, środki techniczne i systemy komputerowe zastosowane w danym Projekcie stanowią wyłączną własność SW Research, a na podstawie Umowy nie dochodzi do przekazania tych praw na rzecz Klienta. W szczególności, na podstawie Umowy Klient nie nabywa żadnych praw do Projektu i szaty graficznej raportów online, formularzy wykonywanych przez SW Research.
4. Strony są zobowiązane do zachowania w poufności wszelkich informacji dotyczących Projektów, know-how, tajemnic handlowych, pomysłów i produktów o których Strony uzyskały informacje przy okazji wykonywania Umowy. Dotyczy to również wszelkich informacji, które nie stanowią wiedzy ogólnodostępnej, ale są udostępnione drugiej stronie w związku z wykonywanym Projektem.
5. SW Research ma prawo do publikacji informacji o Klientach, dla których wykonuje projekty, w szczególności ma prawo do umieszczenia logotypu Klienta w swoich ofertach i na stronie www.swresearch.pl, chyba że co innego wynika z treści Umowy lub zaakceptowanego Zamówienia

§8 Publikacja wyników Projektu

1. W przypadku opublikowania przez Klienta wyników Projektów ukończonych przez SW Research, Klient jest zobowiązany do umieszczenia informacji o wykonującym badania - SW Research, chyba, że co innego wynika z treści Umowy lub Zamówienia.
2. Jeżeli w wyniku pomyłki lub umyślnego działania opublikowane zostaną niepoprawne, nieprawidłowe, niepełne lub wprowadzające w błąd wyniki Projektu, SW Research zastrzega sobie prawo do publikacji prawidłowych wyników z tego Projektu w celu przedstawienia bardziej odpowiedniej, poprawnej i neutralnej informacji.
3. SW RESEARCH ma prawo do publikacji wyników badań prowadzonych na rzecz Klienta tylko na podstawie zgody wyrażonej przez Klienta.

§9 Płatności

1. Wszelkie płatności związane z Umową będą wykonywane na podstawie wystawionych przez SW Research faktur VAT lub innych dokumentów księgowych w terminie wskazanym na tym dokumencie. W przypadku braku wskazania terminu płatności na fakturze VAT lub innym dokumencie księgowym, termin płatności przypada w terminie 14 dni od dnia wystawienia faktury VAT lub innego dokumentu księgowego.
2. W przypadku opóźnienia w płatności jakiejkolwiek należności wynikającej z wystawionej w związku z Umową faktury lub innego dokumentu księgowego SW Research jest uprawnione do naliczenia odsetek za opóźnienie w wysokości równej stopie referencyjnej Narodowego Banku Polskiego + 8 punktów procentowych (w skali roku).
3. W przypadku realizacji projektów o Cenie powyżej 60.000 zł netto, Klient jest zobowiązany do zapłaty 25% uzgodnionej wartości Projektu wynikającej z Umowy lub Zlecenia na zasadzie przedpłaty przed przystąpieniem do realizacji Projektu, a pozostałe 75% uzgodnionej Ceny Projektu będzie płatne na podstawie odpowiedniej faktury po zakończeniu projektu lub przetransferowaniu danych do Klienta.
4. SW Research wystawia faktury w ciągu 3 dni od przekazania produktu lub realizacji usługi za wyjątkiem zawartej w umowie konieczności sporządzenia protokołu odbioru. Maksymalny czas oczekiwania na podpisanie protokołu odbioru przez Klienta wynosi 7 dni roboczych. Po tym czasie FV jest wystawiana i dostarczana w ciągu 3 dni.
5. Wszystkie faktury od SW Research są wystawiane elektronicznie i przekazywane na adres osoby, która odbiera produkt/usługę. Klient jest zobowiązany w umowie lub w wiadomości mailowej poinformować o wszystkich wymogach niezbędnych do wystawienia FV, w szczególności o: innym niż 14 dniowy termin płatności, dodatkowym opisie, adresie email do wysłania FV, innej niż elektroniczna formie przekazania faktury. Klient jest również zobowiązany do potwierdzenia otrzymania FV na wyraźną prośbę SW Research

§10 Odpowiedzialność Stron

1. W przypadku ewentualnych oczywistych (w związku z celem Projektu) omyłek w treści Oferty, oferta taka podlega sprostowaniu bez nieuzasadnionej zwłoki.
2. W przypadku pojawienia się błędów w wynikach raportów z powodu dostarczenia SW Research przez Klienta niepoprawnych danych, list wyboru, itd., wszelkie koszty uzyskania prawidłowych i rzetelnych wyników obciążają Klienta.
3. W przypadku pojawienia się z winy SW Research błędów w wynikach badań lub raportach, SW Research niezwłocznie dokona odpowiednich poprawek na swój koszt.
4. SW Research nie ponosi odpowiedzialności za straty finansowe poniesione przez Klienta w rezultacie wykorzystania przez niego danych lub wyników Badań zebranych przez SW Research na podstawie Umowy.
5. W przypadku braku realizacji Projektu w ustalonym w Umowie terminie, Klient będzie uprawniony do naliczenia kary umownej w wysokości 1% Ceny Projektu za każdy dzień roboczy opóźnienia w wykonaniu Projektu zgodnie z Umową lub Zamówieniem. Łączna kara umowna nie może przekroczyć 15 % wartości Umowy.
6. W razie opóźnienia w przekazaniu przez Klienta dla SW Research niezbędnych danych do realizacji Projektu, termin jego realizacji ulega odpowiedniemu wydłużeniu.

§11 Rozstrzyganie sporów

1. Zarówno klient, jak i SW Research w ramach wykonywanej Umowy są zobowiązani do przestrzegania zasad etycznych, jak i wytycznych opublikowanych przez Europejskie Stowarzyszenie Badaczy Opinii Publicznej i Rynku ESOMAR dostępnych na stronie internetowej: www.esomar.org
2. Strony będą dążyć do rozwiązania wszelkich sporów na drodze polubownej.
3. W razie braku możliwości polubownego rozwiązania sporu, sprawy sądowe wynikające z zawarcia Umowy będą rozstrzygane przez sąd miejscowo właściwy dla siedziby SW Research.

§12 Postanowienia końcowe

1. Wszelkie zmiany OWR wymagają ogłoszenia na stronie internetowej SW Research pod adresem: www.swresearch.pl/owr, nie później niż 14 dni przed dniem wejścia ich w życie tych zmian.
2. Aktualna tekst OWR jest dostępna na stronie internetowej pod adresem: www.swresearch.pl/owr.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym OWR zastosowanie mają odpowiednie postanowienia Umowy lub Zlecenia oraz powszechnie obowiązujące przepisy prawa w szczególności Kodeksu cywilnego.
4. Aktualizacja OWR wchodzi w życie z dniem 1 marca 2021 roku i ma zastosowanie do wszystkich Umów zawartych przez SW Research po 1 marca 2021 roku.